RPA para Finanças e Contabilidade: 10 Melhores Casos de Uso 

12 de abril de 2023 | Inovação e tecnologia

RPA (Robotic Process Automation) é uma tecnologia que usa robôs de software para automatizar tarefas repetitivas e manuais em processos de negócios.  

Esses robôs podem imitar ações humanas, como clicar em botões, inserir dados e extrair informações de documentos. Eles podem ser programados para realizar tarefas em vários aplicativos, sistemas e processos.  

Melhor ainda, todas essas atividades são executadas sem a necessidade de intervenção humana. Isso ajuda a melhorar a eficiência, a produtividade e a precisão dos processos, reduzindo o tempo e o custo de realização de tarefas.  

A RPA é amplamente utilizada em setores como finanças, saúde, varejo, manufatura e serviços, onde a automação robótica pode trazer grandes benefícios. 

Saiba como a tecnologia RPA pode otimizar o dia a dia da área financeira 

A RPA (Robotic Process Automation) pode otimizar o dia a dia da área financeira automatizando tarefas manuais e repetitivas, como entrada de dados, reconciliação de contas e gerenciamento de faturas, entre muitas outras. 

Com essa ferramenta, aumentam tanto a precisão como a eficiência dos seus processos automatizados. Além disso, o negócio reduz erros e tempo gasto e você ainda tem valiosos insights para análises financeiras e tomada de decisões. 

Para dar mais embasamento ao que comentamos até agora, vale a pena conferir algumas estatísticas do uso de bots de RPA em finanças: 

  • cada bot pode fazer o trabalho de até 30 colaboradores do departamento financeiro; 
  • os bots de automação custam aproximadamente um terço do que você pagaria a colaboradores externos e um quinto do custo dos internos; 
  • 92% dos CEOs aceleraram sua digitalização e automatização de processos no ano passado.  

E se, até agora, você ainda não se convenceu sobre o uso de RPA em finanças, sugerimos que acompanhe a próxima parte deste conteúdo para ver, na prática, como você e seu negócio podem render muito mais daqui por diante.  

Veja agora os 10 melhores casos de uso com RPA 

Agora, que tal ver como os nossos parceiros, a Eletroneek e a Power Automate foram capazes de ajudar empresas a otimizar e escalar as operações? 

#01 Contas a Receber 

Os processos de contas a receber que encontramos nos departamentos financeiros costumam envolver várias tarefas manuais – e a maioria está sujeita a erro humano, horas desperdiçadas e uma provável frustração do cliente.  

Entretanto, com o uso de RPA aplicada nos processos da área de contas a receber, esses procedimentos podem ser totalmente automatizados de ponta a ponta. O resultado são várias horas economizadas nas equipes de contabilidade e finanças. 

A métrica mais representativa aqui é a DSO (Days Sales Outstanding), e ela ainda depende muito do fator humano em muitas organizações. Para evitar erros, os nossos bots de RPA colaboram com extração de informações e entradas automáticas de dados nos sistemas, entre outras funções.  

A RPA pode ser empregada em tarefas como: 

  • Gestão de risco de crédito 
  • Seguimento de processos, envio de recordatórios e cobranças 
  • Procedimentos de estorno 
  • Cotações de vendas 

#02 Contas a pagar 

Atrasos nos pagamentos são mais do que comuns, e isso costuma acontecer por causa dos atrasos no processamento das faturas que seus fornecedores enviam.  

Como muitas precisam ser checadas antes de liberar o pagamento, um processo que deveria ser rápido, pode se tornar muito demorado. Esse processo pode ser facilitado pelo uso de bots de RPA. 

Isso é feito com um recurso chamado reconhecimento ótico de caracteres, e funciona inclusive com documentos físicos, de papel. E os bots têm capacidade, inclusive, de comparar os pedidos de compras com as faturas recebidas e identificar eventuais desvios entre ambos os documentos.  

Mais funções dos bots de RPA em accounts payable: 

  • Checagem e set-up de fornecedores 
  • Processamento de faturas 
  • Reconciliação de pagamentos 
  • Conformidade auditada automaticamente 
  • Respostas de perguntas dos fornecedores 

#03 Automação de Relatórios 

Uma das melhores formas de acompanhar a performance de seu departamento financeiro é monitorar entradas, saídas, lucros e perdas, todos os dias.  

Mas, especificamente quando pensamos no update de informes diários, a sua atualização, quando feita de forma manual, demora muitíssimo. Imagine remover o fator humano dessa tarefa e ter relatórios automatizados em tempo real. 

Com a RPA, seus processos financeiros serão muito mais precisos e transparentes. Entre algumas atividades que podem ser executadas pelos nossos robôs de automação, você encontra:   

  • Balancetes
  • Relatórios de Perdas & Lucros 
  • Fechamento financeiro 
  • Informes de gerenciamento e regulamentação 

#04 Reconciliações entre empresas 

Na hora de conciliar empresas, a RPA é especialmente útil em finanças e contabilidade. 

A reconciliação de contas é fundamental para entregar um balanço financeiro preciso. De fato, isso é fonte de problemas devido à entrada manual de dados, extração e verificação cruzada.  

Em casos extremos, a identificação de transações ou saldos não registrados e a correção de erros de faturamento podem paralisar todo o departamento. 

Com um bot de RPA, seu negócio pode otimizar esse processo, adquirindo e verificando dados transacionais de qualquer fonte, aprovando automaticamente todos os registros correspondentes e notificando sobre discrepâncias.  

A implementação da RPA permite automatizar e racionalizar as seguintes tarefas e operações: 

  • Criar lançamentos de diário 
  • Extrair ou recuperar dados de arquivos 
  • Buscar declarações relacionadas em sistemas ERP 
  • Procurar faturas ausentes e enviar e-mails aos clientes 
  • Relatar discrepâncias 

#05 Gerenciamento de Estoques 

Estoque e controle são praticamente sinônimos. Caso o seu negócio não tenha informações precisas sobre o que vocês podem entregar em um determinado momento, fica difícil manter a regularidade das entregas.  

Imagine ter bots de RPA capazes de fazer todo o levantamento de produtos em estoque e, ainda por cima, identificar itens que estão parados há muito tempo ou checar o que está em falta.  

E tem mais itens na lista das possibilidades dos bots de RPA em finanças e estoque: 

  • Gestão de inventário 
  • Avisos de níveis de estoque baixos 
  • Solicitação de produtos disparadas quando algo esteja finalizando 
  • Previsões de melhores níveis de quantidade de produtos 
  • Atualização automática em seu ERP ou WMS 

#06 Gastos com despesas de viagens de trabalho 

Viagens de negócios fazem parte de qualquer realidade corporativa. Só que controlar todos os gastos relacionados a esse tipo de evento pode virar uma tarefa bastante complicada.  

Libere seus funcionários da gestão detalhada de cada gasto que eles tenham em suas viagens. Os bots de RPA têm a capacidade de extrair e identificar informações de recibos, conferir se eles podem ser considerados despesas comerciais e incluir tudo no informe de gastos da viagem.  

Outras tarefas que podem ser automatizadas: 

  • Inserção de registros de despesas e verificação em conformidade com as políticas e regulamentos da empresa 
  • Consolidação de dados em relatórios de despesas 
  • Geração de cheques de pagamento e gestão de benefícios e reembolsos 
  • Alerta em caso de violações de políticas ou discrepâncias de dados 

#07 Folha de pagamentos 

Fechar a folha de pagamentos é sempre uma tarefa árdua e cheia de detalhes que não podem passar despercebidos.  

Horas extras, faltas, benefícios, tudo isso gera dados que precisam ser incluídos no fechamento da folha e tudo isso ainda tem que ser validado e passar pelo cálculo de deduções.  

Fazer isso à mão é abrir uma porta para o erro e uma janela para o atraso. Com bots de RPA, você automatiza todas as extrações de informações que são relevantes para o fechamento da folha. E pode fazer mais ainda: 

  • Extração de dados dos funcionários 
  • Verificação de informações sobre presença (dias de doença, viagens de negócios, etc.) 
  • Geração e aprovação de timesheets 

#08 Taxas sem erros 

Praticamente todas as empresas que usam softwares de conformidade fiscal contam com a parte do pagamento de taxas, o que facilita a vida das equipes financeiras.  

Mesmo assim, é comum encontrar casos onde os funcionários ainda precisam fazer cálculos provisórios. O resultado é mais tempo humano dedicado às funções que poderiam ser automatizadas. 

Neste sentido, os robôs de RPA podem ajudar com: 

  • Prospecção de informações sobre obrigações tributárias 
  • Criação da base de tributos 
  • Relatórios automatizados 
  • Livros de trabalho atualizados automaticamente 
  • Relatórios sem intervenção humana enviados às autoridades 

#09 Tesouraria 

Aqui, podemos usar a mesma lógica do que comentamos no tópico sobre taxas: por mais que seu negócio conte com os mais avançados sistemas, é muito comum que o começo dos processos seja todo feito de forma manual.  

Uma vez mais, os bots de RPA podem ser aproveitados na hora de extrair informações e padronizar os dados para que o sistema que você usa seja capaz de processar qualquer entrada sem erros.  

Ou seja, um bot de RPA, na Tesouraria, pode: 

  • Extrair e padronizar informações 
  • Fazer o update dos sistemas 
  • Mandar relatórios de forma automática 
  • Atualizar o Razão Geral sem intervenção humana 

#10  Previsão das Finanças 

Na hora de estruturar o planejamento e revisão do seu departamento financeiro, a automação RPA é especialmente colaborativa quando é capaz de, entre outras coisas, fazer o update de saldos e criar informes de variações.  

Ao alimentar o sistema, seu negócio conta com informações históricas que servem de combustível para que sejam feitas previsões que ajudam a ter um financeiro em ordem.  

E, principalmente quando pensamos na área fiscal, podemos encontrar inúmeros processos que continuam sendo realizados por humanos. Até porque, também é comum que sistemas financeiros e administrativos nem sempre sejam os mesmos.  

A coleta e reconciliação de informações via bots de RPA vai mudar totalmente a forma como suas finanças são pensadas no futuro.  

Sabe o que é melhor? Tudo isso está totalmente acessível à sua empresa. Também quer ser um caso de sucesso com o uso de RPA para finanças e contabilidade? Acesse a página da solução e conheça todas as vantagens! 

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