Como o Design e o Desenvolvimento Ágil reduziram o tempo de correção das provas do principal Grupo de Educação do Brasil?

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Publicado em 4 de junho de 2019
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O Grupo Somos Educação, principal Grupo de Educação básica do Brasil, conta com editoras, sistemas de ensino, escolas próprias, cursos preparatórios, cursos de idiomas, além de desenvolvimento de tecnologias para a educação. Pelo grande volume de informações que circulam entre os seus sistemas diariamente, apresentavam a urgente necessidade de obter uma ferramenta única para gestão da performance dos alunos durante o ano letivo em todas as suas escolas.

Ao mesmo tempo que precisavam de uma ferramenta unificada, não poderiam perder a flexibilidade de manter a operação e autonomia de cada processo com as diferentes escolas do Grupo. Na Somos, cada instituição de ensino possui seus próprios cursos ofertados, suas formas de avaliação e liberdade para planejar como será a relação entre alunos e disciplinas no decorrer do ano, bem como, qual será a escala de notas, quantidade de etapas finais e como elas se relacionam entre si. Mediante tantas variáveis, nenhum software já existente no mercado atenderia a todos os requisitos necessários.

Foi aí que a célula de Digital Experience da Spread iniciou o trabalho, com o objetivo de melhorar a experiência de todos os envolvidos no processo, levando em conta a grande quantidade de usuários, com perfis diferentes, espalhados pelo brasil inteiro.

O processo inicia-se com o que chamamos de Product Discovery, que nada mais é do que a etapa de concepção do produto. Neste momento, vamos identificar os principais usuários do sistema e efetuar o mapeamento de suas respectivas jornadas, ou seja, o caminho que percorrem durante toda a interação com o produto/serviço. Feito isso, temos uma visão detalhada das principais funcionalidades utilizadas, necessidades e dores. mediante uma etapa de imersão que possibilita um profundo aprendizado no universo de professores e coordenadores do Grupo.

Uma das conclusões do Product Discovery foi um alinhamento entre as expectativas do cliente e o que nós imaginávamos entregar: o objetivo do Boletim +  é simplificar o processo de administração, digitação e apuração de notas, trazendo confiança, agilidade, facilidade e autonomia para a escola na entrega do boletim, resultando em impacto para pais e alunos.

Com objetivos alinhados, fica difícil que algo saia fora do esperado, não é mesmo?

Depois desta fase, chegou a hora de criar os primeiros protótipos para realizar os testes de usabilidade e coleta de feedbacks com os usuários. Assim, foi possível seguir para o desenvolvimento de forma assertiva, evitando erros e insatisfações com o resultado final.

Assim nasceu o Boletim +, um software desenvolvido exclusivamente para a Somos Educação para facilitar o planejamento do ano letivo nas escolas, bem como o apontamento de notas e o cálculo de médias. Ele confere autonomia e uma ótima experiência para que professores, coordenadores e outros profissionais das escolas possam apontar as notas, calcular avaliações, etapas, médias bimestrais e médias finais.

Além de benefícios como o engajamento dos profissionais durante o processo que foi 100% colaborativo, com a implementação em todas as escolas foi possível reduzir cerca de 10 a 15 dias no tempo de correção das provas e divulgação das notas para os alunos.