por | fev 4, 2021

Evite perdas financeiras expressivas na gestão do fluxo de caixa

Manter o controle do fluxo de caixa sempre foi um desafio para empresas de todos os portes. E o que pode se tornar um contratempo para a saúde financeira de uma organização ficou ainda mais difícil em 2020, com a crise causada pela pandemia de coronavírus.

De fato, as complicações na gestão do fluxo de caixa conformam um dos principais motivos pelos quais as empresas fecham no Brasil. No cenário epidêmico foi ainda pior, com o fechamento de mais de 700 mil empresas só durante o isolamento social.

Entre os principais vilões que levaram a essa situação, está a diminuição do consumo, que impactou diretamente os empreendimentos que dependiam do livre trânsito das pessoas.

Por exemplo, em uma situação como esta, se uma empresa erra nas previsões e adquire mais insumos do que será capaz de vender, permanece com o estoque parado por mais tempo. Neste caso, os recursos das vendas podem não ser suficientes para honrar o pagamento dos fornecedores.

Se uma boa gestão do fluxo de caixa sempre foi fundamental, em 2020 aprendemos como isso é um fator determinante para a sobrevivência das empresas.

Para minimizar os impactos da crise e deixar de depender da sorte, é necessário repensar a forma como sua organização gerencia o fluxo de caixa. Para manter as finanças sob controle, hoje em dia, nada melhor do que contar com a tecnologia correta.

Neste post, vamos ver como as ferramentas tecnológicas estão à sua disposição e o que elas podem fazer para minimizar perdas e para que sua organização sempre possa projetar o saldo disponível e contar com capital de giro à disposição. Continue a leitura!

Automatizar é preciso

No artigo sobre dicas para uma gestão financeira preparada para os desafios de 2021 , comentamos como é importante contar com soluções automatizadas em gestão de finanças.

Nele, não faltam argumentos para mostrar como a automação é capaz de representar economia de tempo e de dinheiro. Mesmo assim, uma pesquisa mostra como ainda é surpreendente a quantidade de empresas que, mesmo com os avanços da tecnologia, mantêm vários processos manuais de backoffice.

Segundo o mesmo estudo, este é o momento de aproveitar a oportunidade não só de implementar tecnologias que contribuam para a gestão do fluxo de caixa, como também de melhorar a resiliência dos negócios e colocar toda a administração das contas em ferramentas automatizadas.

Para dar uma ideia concreta das vantagens e possibilidades, confira algumas coisas que um software de gestão integrada de caixa pode fazer pela sua organização:

Dados confiáveis

Quando concentramos todas as transações financeiras em uma plataforma única de gestão, todos os updates são carregados imediatamente no sistema.

Isso significa que qualquer venda, aquisição, investimento financeiro realizado pela organização, pagamento, recebimento ou quaisquer operações que envolvam dinheiro é registrada e permite que você tenha conhecimento da situação da sua empresa agora mesmo.

Trabalhar com planilhas ou bancos de dados que não se comunicam significa sempre estar um passo atrás. Seja pela dificuldade em comparar as bases de dados separadas ou pelo atraso na atualização das planilhas, fica muito mais difícil ter uma visão global das finanças.

No que se refere à gestão das finanças, por exemplo, a falta de rigor no acompanhamento de despesas e receitas já configurou uma das principais causas de mortalidade das empresas, segundo a pesquisa “Sobrevivência das empresas”, do DataSEBRAE, de alguns anos atrás.

Sem o devido acompanhamento, faltam dados confiáveis. E sem uma medição confiável, nada pode ser melhorado.

Fechamento de caixa facilitado

O uso de um sistema de gestão financeira permite gerar relatórios automatizados das movimentações financeiras do caixa de sua organização. Com este tipo de tecnologia de gestão de fluxo de caixa, é possível segmentar as entradas em função do tipo de recebível.

Ou seja, tenham os clientes pago com cartão de crédito, de débito ou outras fontes, todos os movimentos são lançados ao mesmo tempo, de forma que o caixa é fechado mais rápido. Posteriormente, o financeiro tem tempo de conciliar cartões ou conferir se um cheque foi creditado na conta da organização, por exemplo.

Principalmente quando colocamos a atenção sobre departamentos como a tesouraria, o ganho em produtividade é notável, ao contar com soluções em tecnologia. A eficiência pode melhorar em até 15% e reduz-se de forma expressiva os custos com sistemas legados.

Mais controle das movimentações

Como um software tem muito mais capacidade de lidar com dados massivos, inclusive os cálculos de transações entre contas correntes funcionam de forma automática.

De fato, uma solução em gestão financeira registra todo e qualquer tipo de entrada ou saída de dinheiro e pode classificar cada evento de forma categorizada.

Um olhar mais detalhado e segmentado permite que todos os movimentos financeiros sejam conhecidos e comparados, para identificar desperdício de recursos, como no caso de alguma despesa que chame a atenção e seja desproporcional.

Retiradas de recursos também podem figurar nos controles (como quando um sócio solicita recursos) e uma ferramenta também mostra gastos mais urgentes (pagamentos que tenham prazo mais curto para serem feitos). Este tipo de controle dá aos gestores mais poder para evitar o desperdício de fundos.

A mesma pesquisa que citamos anteriormente, do DataSEBRAE, também destacou um dado bastante pertinente em relação ao que estamos abordando neste artigo.

Uma das perguntas fazia referência a “O que teria sido útil para evitar o fechamento das empresas, na opinião dos empresários?”. Em resposta, 16% dos participantes indicaram que uma gestão financeira mais eficaz teria ajudado a manter o negócio em funcionamento.

O número pode parecer menor, quando comparado com outras causas, como menos impostos e encargos (52%), ter mais clientes (28%) ou ter crédito mais facilitado (21%), entre outras. Mesmo assim, aqui, há uma diferença: estes são fatores externos. E uma gestão mais eficaz é algo que depende só da empresa.

Gostou deste artigo e quer continuar explorando as possibilidades de evitar perdas financeiras? Então não deixe de conferir o e-book 5 benefícios de uma da tesouraria automatizada!

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