por | jul 1, 2021

Diminua até 25% do tempo de duração do seu ciclo de fechamento contábil

Ao setor contábil, cabe a tarefa de analisar todos os dados financeiros gerados por uma companhia e verificar se eles são corretos. Logo, todos esses resultados são lançados no fechamento contábil, para então serem devolvidos ao financeiro. 

Falando assim, parece simples, mas os processos do ciclo de fechamento contábil são bem complexos. 

Além disso, como resultado das obrigações impostas pelo fisco e pelo mercado, empresas e departamentos contábeis têm de atender a diretrizes e regras mais rígidas

Isso sem falar na enorme quantidade de dados gerados pelas transações financeiras atualmente. E se o negócio estiver crescendo, há mais informação ainda, o que requer novas consolidações e combinações entre links e contas. 

De fato, a contabilidade depende de dados. Agora, imagine o tremendo esforço que os departamentos contábeis precisam empreender durante o ciclo de fechamento contábil e resolver todos os problemas que possam surgir?

Quanto tempo é perdido com o negligenciamento de pagamentos atrasados, lançamentos desorganizados, fechamentos feitos sem a periodicidade ideal ou mesmo quando as ferramentas adequadas não estão disponíveis?

É hora de limitar as contingências e otimizar os processos relacionados ao fechamento contábil. 

E se nós lhe dissermos que você pode diminuir seu ciclo em até 25% do tempo gasto atualmente? Parece uma boa ideia para você? Então continue a leitura!

#01 Em relação aos procedimentos  

Vamos separar a abordagem sobre as formas de acelerar os processos contábeis em duas partes. Em primeiro lugar, sua organização pode começar analisando aspectos relacionados aos processos.

Sobre os tempos de liberação de informações

Deixar tudo para a última hora é a pior coisa que sua empresa pode fazer. Um fechamento contábil mais ágil começa na antecipação das necessidades. 

Aqui, a meta é possibilitar que todo o fluxo de trabalho tenha início já no começo do período. Isso tem impacto direto sobre a carga de informações que habitualmente têm que ser processadas no final do mês.

Assim, seu ciclo de fechamento evita gargalos. Outra vantagem de contar de antemão com os dados de todas as movimentações é ter mais tempo para a correção de erros e não precisar ajustar procedimentos no momento mais crítico dos relatórios contábeis. 

Para tanto, o ideal é estabelecer intervalos fixos de acompanhamento e liberação de informações. Para encontrar a melhor periodicidade, devem-se observar as proporções de movimentos financeiros, sem deixar de lado a escolha do prazo ideal para que elas aconteçam. 

Para companhias de menor porte, esse intervalo pode ser definido a cada 15 dias, por exemplo. Já em organizações maiores, nas quais as movimentações são mais intensas, pode até ser necessário dar acesso aos dados em no máximo um dia útil.

Datas de corte

Para ter tempos de fechamento de ciclos contábeis mais curtos, defina os prazos em que algumas operações podem ser realizadas. 

Seja em relação à entrada de notas, cômputo de horas extras, pagamentos relacionados às demissões, faturamento das novas contratações, entre muitas outras, definir uma data de corte diminui a quantidade de informações que precisam ser consideradas no final dos períodos. 

Receber registros de novas movimentações quando o relatório já está em fase de processamento dificulta toda a preparação e atividades relacionadas aos controles, que precisam checar tudo novamente antes de incluir algum dado novo. 

Colaboração é chave

A automatização é um dos passos para uma gestão financeira preparada. Quando automatizamos procedimentos, permitimos que os responsáveis pela contabilidade e pelo fechamento tenham um rápido acesso a todas as informações que precisam para fechar os relatórios. 

Por isso, se sua empresa já trabalha com as melhores ferramentas de gestão financeira, capacite seu pessoal para que eles tirem o melhor proveito do ambiente de gestão integrada. 

#02 Em relação à tecnologia

Em segundo lugar, na abordagem deste artigo, não podemos deixar de lado as ferramentas usadas nos ciclos de fechamento. 

ERPs e automação

Falar nas tecnologias aplicadas na gestão corporativa significa mencionar o uso de ERPs, tão difundidos na cultura empresarial. Estas interfaces são estruturadas para agilizar a troca de informações entre departamentos e  manter todos os dados em um único ambiente. 

Os ERPs são adotados pela maioria das empresas, que já usam o SAP como plataforma de gestão integrada, mas nem todas elas contam com módulos específicos para a automação das atividades do ciclo de fechamento. 

Neste sentido, todas as vantagens associadas ao uso de um ERP podem perder fôlego exatamente em uma das tarefas mais cruciais para as finanças. Realizar um fechamento contábil com informações descentralizadas em várias pessoas e áreas significa perder o controle. 

Painéis de seguimento

Entre os benefícios para o negócio, destaca-se a eficiência de contar com painéis que mostram o progresso dos ciclos de fechamento, inclusive com a exibição de atividades já concluídas, ongoing ou pendentes. Compromissos atrasados, erros ou omissões também são automaticamente indicados em um closing cockpit. 

O acompanhamento pode ser estendido a escalas menores, como a observação de horas de início e término de operações, a diferença entre as horas planejadas e reais do ciclo de fechamento em questão e histórico dos últimos períodos. 

A configuração dos processos de fechamento contábil e financeiro são realizadas de forma que cada atividade siga uma ordem cronológica, que pode ser fixa ou determinada por dependências. Toda essa hierarquia organizacional pode ser igualmente acompanhada nos painéis.

ERP em cloud

Se os ERPs revolucionaram a gestão corporativa, os ERPs em cloud trouxeram ainda mais eficiência para esta ferramenta. 

Por exemplo, principalmente com a chegada da pandemia da Covid-19 muitos colaboradores tiveram que trabalhar em regime home-office. Imagine dar continuidade ao fechamento das contas sem a possibilidade de manter tudo funcionando, mesmo a distância. 

Com um ERP SAP em Cloud, além do acesso remoto, sua empresa ainda previne inconvenientes relacionados a alguma eventual queda de sistemas ou de bancos de dados. No SLA (acordo por nível de serviço) as plataformas garantem níveis mínimos de inatividade, ou seja, menos tempo perdido. 

Os ciclos de fechamento contábeis, assim como a geração dos relatórios, é bastante complexo e envolve diversos fornecedores, além de depender de dados das mais variadas fontes. 

Por isso, diretrizes de grupo bem orientadas, como as que citamos no primeiro tópico, podem colaborar até certo ponto. Mas uma abordagem baseada no uso de ferramentas adequadas e documentação de processos é o que pode representar uma economia de tempo real.

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