Como otimizar processos internos: 4 passos indispensáveis!

14 de março de 2023 | Inovação e tecnologia

Otimizar processos internos significa buscar formas de reduzir o tempo gasto em atividades sem perder a qualidade das entregas. Isso pressupõe, ainda, buscar mais eficiência, eficácia e redução de custos. 

Ou seja, é um trabalho que demanda planejamento, atenção aos detalhes e, principalmente, métodos eficazes de monitoramento de resultados. Algo que pode ser apoiado pelas tecnologias certas. 

Se você chegou até aqui em busca de informações que te ajudem a otimizar seus processos internos de forma eficaz, continue a leitura. Reunimos nosso time de Ops (operação) para te ajudar nessa missão. 

Quais as vantagens de otimizar processos internos? 

A otimização de um negócio é o processo de encontrar e implementar novas ideias para melhorar a produtividade e rentabilidade de uma empresa.  

Quando paramos para pensar em exemplos de processos automatizados, podemos citar a implementação de novas técnicas produtivas, desenvolvimento de procedimentos e processos inovadores e qualquer ação que acelere o volume de negócios.  

Acontece que os seus processos empresariais vão muito além da maneira como você administra as tarefas do dia a dia da organização. 

Para dar um exemplo concreto, visualize alguma atividade repetitiva da sua companhia que é feita por seres humanos, todos os dias, e que acabam consumindo tempo, dinheiro e muita energia dos colaboradores.  

Agora imagine uma realidade diferente, onde essas tarefas fossem todas concluídas de forma automática, sem erros, liberando as equipes para concentrar seus esforços em outros trabalhos com mais valor agregado.  

Temos certeza de que essa simples possibilidade já acendeu um alerta na sua mente de gestor que você não vai mais poder ignorar.   

A implementação de softwares de automatização de processos empresariais é uma ótima forma de levar a empresa para o futuro e ganhar uma vantagem significativa sobre a concorrência.  

Confira mais vantagens que a automatização vai  proporcionar ao negócio: 

#01 Aumento da eficiência 

Que o trabalho árduo é importante para melhorar um negócio, ninguém duvida. Mas, por outro lado, também sabemos que trabalhar de forma mais inteligente é tão relevante quanto dedicação e esforço.  

Quando você remove obstáculos, simplifica um processo ou automatiza tarefas, você dá mais condições para que suas equipes atinjam melhores resultados em menos tempo.  

#02 Gestão de custos mais equilibrada 

Quando você aumenta a eficiência, melhora a produtividade. O resultado? Uma produção mais saudável, que reduz ou elimina o tempo de inatividade dos colaboradores por causa de processos extensos e pouco eficientes.  

A vantagem desse novo tipo de abordagem oferece, como benefício direto, mais metas atingidas com a mesma quantidade de investimentos.  

Fazer mais com menos está na mira de qualquer gestor que faça uma revisão das ferramentas ou serviços pelos quais a empresa paga. Assim, você pode abrir oportunidades para iniciativas de redução de custos. 

#03 Satisfação dos colaboradores 

Seja você um gerente de área ou profissional dedicado à execução de tarefas operacionais, não tem nada pior do que se frustrar porque as ferramentas à disposição são ineficientes.  

Motivação tem tudo a ver com a redução de barreiras para um trabalho bem feito, e a automação de processos é o caminho para fazer isso. Trabalhadores mais satisfeitos, sistemas otimizados, melhores resultados: que empresa não quer essa realidade? 

Todas essas melhorias se traduzem em vantagem competitiva sobre seus concorrentes. Mas, para chegar lá, é preciso seguir alguns passos. 

Otimização de processos: entenda quais são os 4 passos indispensáveis 

Quer melhorar a realidade operacional da empresa? Para isso, antes de qualquer coisa, é preciso pensar o que e como tudo será conduzido. Em quatro passos indispensáveis, as etapas são as que seguem: 

1. Mapeie  

Para saber o que deve ser melhorado, você precisa ter tudo que acontece no negócio mapeado. Converse com os funcionários-chave da empresa para delinear um esquema visual onde existam desafios, problemas e oportunidades. 

Vocês podem começar com um brainstorming para compreender como os processos se dão, montando fluxos em quadros com post its. Ao final, todos validam a sequência de tarefas dentro do processo e isso pode ser transportado para um software de fluxo de trabalho.  

2. Repense  

Essa é a hora de cortar tudo que não funciona, simplificar etapas e até mesmo modificar completamente alguns processos obsoletos.  

Mas, além disso, também é um momento de decisão, de identificar ferramentas que ajudem a resolver as tarefas. E mesmo que isso represente algum tipo de investimento inicial, tenha em mente as vantagens e ganhos com o tempo.  

3. Analise  

Hora de analisar os processos que vão funcionar daqui por diante.  Trace um plano de ação que defina limites, objetivos e a equipe que irá conduzir as mudanças.  

Também é momento de definir KPIs para medir o sucesso da otimização de processos. Um exemplo? Digamos que você deseja automatizar um processo e vai querer medir quanto tempo ganhou em relação a como tudo era feito antes.  

4. Automatize  

Lembre-se de que a automação é o passo mais importante da otimização. Um software de automatização empresarial pode ajudar a manter registos, armazenar dados, combinar informações, enviar notificações, rastrear registos, e muito mais.  

Como a Newsletter Spread pode te ajudar 

Lembra que falamos antes que você não precisa fazer tudo isso sozinho? 

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