Como garantir agilidade e transparência no processo de fechamento contábil

1 de julho de 2021 | Inovação e tecnologia

Qualquer negócio que queira ter uma boa saúde financeira dá a devida atenção ao período de fechamento contábil. 

Um processo que costuma acontecer pelo menos uma vez por mês, é o momento onde todos os envolvidos nas finanças da empresa estão super atarefados, resolvendo problemas, conduzindo conciliações e corrigindo eventuais erros. 

Podemos nos deparar com lançamentos inconsistentes, falta de organização, intervalos maiores do que os recomendados quando há muita movimentação financeira, erros na inclusão de parcelas, descontrole nos estoques, e assim por diante.

Felizmente, hoje em dia, sabemos que o uso de soluções em tecnologia, como os softwares de ERPs (Enterprise Resource Planning), está bastante difundido na gestão corporativa e representa uma grande ajuda para o controle e automação de tarefas. 

Mesmo assim, por mais que contemos com soluções que facilitam o processo de fechamento contábil, sabemos que há vários desafios a vencer para manter as contas em dia. 

E é justamente sobre isso que vamos falar neste artigo. Nele, você vai ver como sua empresa pode ser mais ágil e ter muito mais visibilidade sobre o processo de fechamento contábil daqui em diante. 

Boa leitura!

#01 Até que ponto vai sua automação?

Ninguém duvida do poder do SAP ERP. Um software que nasceu há décadas, surgiu com o simples propósito de ajudar as companhias a gerenciarem toda e qualquer atividade a partir de uma única plataforma.

Inclusive, as versões mais recentes migraram para a internet, potencializando ainda mais o alcance e as funcionalidades desta solução. Rodando em cloud, os novos ERPs permitem que funcionários colaborem de forma remota, como se estivessem nas empresas. 

Parece fantástico, e de fato é mesmo. Só que há algo que algumas empresas fazem, que é usar o ERP para automatizar vários processos, mas que acabam deixando os módulos específicos para gestão contábil de fora. 

O primeiro e mais importante ponto a destacar para ter mais agilidade e transparência na hora de fazer seus balanços é estender a automação para todas as tarefas da contabilidade.  

Com soluções que reinventam as finanças na era digital, sua organização garante a eficiência ao visualizar todo o processo do ciclo de fechamento, incluindo tarefas concluídas, atrasadas, com erros ou mesmo as omitidas, entre outras funcionalidades. 

#02 Liste todos os itens do processo de fechamento contábil

O departamento de contabilidade já deve contar com sua lista em relação a todos os documentos que precisam ser apurados na hora de fechar o balanço. 

São exatamente todos estes documentos que, juntos, vão comprovar toda e cada movimentação no período do fechamento contábil. Nesse sentido, é fundamental ter um checklist para alimentar o balanço. 

E o que está contido nesta lista?

Ativos: todos os bens de uma organização. Sejam patentes, mercadorias, investimentos em ações, títulos financeiros, ou qualquer outra coisa que integre o patrimônio, não deixe nada de fora. 

Passivos: faça um levantamento de todos os compromissos financeiros da organização. Independentemente do prazo para quitação ou recorrência, considere todas as despesas ou dívidas.

Patrimônio: todos os bens da empresa, estejam eles em poder da companhia (imóveis, equipamentos, veículos, dinheiro disponível) ou na mão de terceiros (os direitos, no caso, como vendas realizadas à prazo, dinheiro depositado em contas bancárias etc).

Receitas: qualquer capital que entre na organização, em função dos produtos ou serviços que sejam oferecidos. 

Despesas: contas pagas pela empresa e demais gastos associados aos serviços consumidos, tais como a luz, água, produtos usados como matéria-prima, planos de internet etc. 

Entre os documentos necessários, podemos citar os relacionados a pagamentos trabalhistas (salários, pró-labore, FGTS, etc), questões fiscais (notas fiscais eletrônicas, comprovante de quitação de impostos, entre outros) e contábeis (comprovantes, honorários, extratos bancários, pedidos de empréstimo).

#03 Defina responsáveis e acompanhe processos

Seu ERP pode fazer muito por você. Mas, mesmo que as opções mais especializadas sejam usadas para automatizar cada etapa do seu fechamento contábil, a participação humana ainda será decisiva.

E as equipes funcionam melhor quando todas as atividades estão definidas e cada um sabe quem é o responsável por cada tarefa. É por isso que um dos principais benefícios do uso de soluções para fechamento contábil é a transparência. 

Por exemplo, com todas as informações centralizadas por meio do cockpit, o uso de uma interface estruturada para acelerar e agilizar o processo de fechamento contábil permite:

  • o acompanhamento dos responsáveis por cada movimentação;
  • a visualização do cronograma de execução;
  • ver demonstrações financeiras com visões consolidadas;
  • a organização das etapas do processo;
  • um status real time da conclusão e execução das tarefas.

Ferramentas com funções analíticas, que colocam as informações à disposição das equipes, são imprescindíveis na hora de tirar o melhor proveito do seu business intelligence.

#04 Aproveite as informações de agora para pensar no futuro

O exercício de fechamento contábil não deve ser encarado como uma tarefa a cumprir, por si só. O crescimento de sua companhia também pode tirar proveito destes períodos para facilitar e otimizar ainda mais o próximo balanço. 

É possível extrair muito mais do seu ERP.  Por exemplo, você pode medir o impacto humano e a performance da sua equipe. 

Acompanhando os prazos e todo o planejamento do trabalho, os stakeholders têm condições de identificar os gargalos, quais foram os trabalhos duplos realizados, se as diretrizes e instruções estão sendo seguidas, entre outros aspectos. 

Estima-se que ter ferramentas especializadas em fechamento contábil à disposição resulta em uma diminuição entre 15% e 25% da duração do ciclo. Tudo em função da padronização de procedimentos e implementação em todos os níveis da organização. 

O fechamento, além de tudo, é uma tarefa que envolve outros departamentos da companhia, como o financeiro. Quanto mais canais de comunicação e troca de informações existir entre ambos, mais fluido será o balanço. 

A transformação digital pode contribuir para a agilidade e transparência de todo o funcionamento de sua companhia. Então, que tal saber mais sobre como a tecnologia pode proporcionar mais visibilidade nos controles e compliance?

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