Com a descentralização de escritórios e capacidade de expansão mundial de uma empresa, fica cada vez mais difícil manter processos integrados e o fluxo de dados constante, sem interrupções ou falhas.

É aí que entra a automação de processos em gestão de pessoas, um conjunto de tecnologias que permite conectar, otimizar e melhorar o fluxo de informações de uma organização de forma contínua.

Além disso, a automação de processos na área de gestão de pessoas vem como importante aliada no ganho de produtividade, pois assume tarefas repetitivas e manuais para que a equipe possa focar em ações mais estratégicas e de relacionamento.

Mas por onde começar a automatizar seu setor de RH? É o que veremos neste artigo. Continue a leitura!

Qual a importância de automatizar processos na área de gestão de pessoas?

Quando se fala em gestão de pessoas, é comum pensarmos em um departamento focado em relacionamento humano. Mas por detrás dessa importante tarefa, existe um verdadeiro arsenal de processos, tarefas, controles e atividades que precisam ser feitas.

E para aliviar o trabalho de quem cuida do seu time, nada melhor do que contar com as vantagens de ferramentas de automação RPA, que ajudam a controlar benefícios, fazer cálculos de folhas de pagamento, gerenciar datas de exames periódicos, férias e outros eventos importantes.

Só para você ter uma ideia de como estão os investimentos em automação de processos na área de gestão de pessoas, uma pesquisa da Paycor indica que 97% dos recrutadores planeja investir em tecnologias para melhorar os processos de recrutamento.

E não é para menos: os gestores de RH perdem, em média, 14 horas por semana em tarefas que poderiam ser automatizadas. A mesma pesquisa que chegou a essa conclusão traz outros dados significativos, quando afirma que a falta de automação robótica de processos provoca:

• 41% menos produtividade;
• 40% mais erros;
• 35% mais custos;
• 17% menos engajamento.

Ou seja, não se trata apenas de otimizar processos, mas de melhorar a performance do seu time, eliminar erros, reduzir custos e manter sua equipe engajada. Portanto, a automação de processos influencia diretamente nos resultados do seu negócio.

Já se convenceu de que a automação de processos na área de gestão de pessoas é uma necessidade para a sua empresa? Então vamos ao passo a passo para automatizar seus processos.

Quais são as etapas da automatização de processos no RH?

A automação de processos na área de gestão de pessoas pode — e deve — envolver desde o processo de recrutamento e seleção até o processo de demissão.

Quando você consegue integrar toda essa jornada de uma forma inteligente, segura e bem estruturada, elimina uma boa parcela de trabalho manual, burocrático e repetitivo da sua equipe.

Veja agora como começar a automatizar seus processos:

Automação do processo de recrutamento e seleção

Um dos principais processos que devem ser automatizados em uma organização é o de recrutamento e seleção.

Segundo matéria da BBC, os processos seletivos podem levar de 12 a 45 dias, dependendo da complexidade do cargo. E isso gera custos, compromete o tempo da sua equipe e nem sempre é 100% assertivo, o que pode gerar um novo processo de R&S em um curto espaço de tempo.

É por esse motivo que muitas empresas estão optando por processos automatizados de recrutamento e seleção, recebendo currículos e aplicações o tempo todo e preparando potenciais candidatos com trilhas de conhecimento a respeito da própria empresa.

Funciona da seguinte maneira: a pessoa se inscreve em um site e realiza minicursos e atividades que envolvem questões relacionadas ao cargo pretendido. Ao final do processo, o time de RH tem em mãos muito material para avaliar o fit cultural da pessoa candidata, assim como suas hard e soft skills.

Quando uma posição é aberta na empresa, o processo mais demorado, que é a divulgação da vaga, recebimento e triagem de currículos já foi feito. Resta realizar as entrevistas e tomar a decisão.

Automação da integração de novos funcionários

Se você optou por automatizar o processo de recrutamento e seleção criando jornadas de aprendizado para potenciais candidatos, o processo de integração de funcionários pode se tornar apenas uma extensão do primeiro.

Isso porque a pessoa candidata já entrou em contato com a sua empresa, já conhece a sua cultura, os seus valores e os requisitos básicos para fazer parte do time.

Tudo o que ela vai precisar na integração é dar mais alguns passos para compreender melhor seus processos internos. E isso pode ser feito por meio de videoaulas, gamificação, entre outros recursos online.

Automação de solicitações ao RH

As solicitações de adesão a planos de saúde, informações sobre contracheques, férias e atestados médicos, por exemplo, também podem ser facilmente automatizados.

Muitas empresas usam intranets para oferecer esse tipo de autoatendimento para a equipe, facilitando o acesso à informação e descentralizando essa responsabilidade do RH.

Aqui, podem entrar recursos de tecnologia low code, que facilitam o desenvolvimento de softwares úteis e funcionais em pouco tempo e agilizam a entrega de valor para os usuários finais na empresa.

Automação de avaliação de desempenho

Outro processo que pode ser facilmente automatizado nas empresas é a avaliação de desempenho. A partir de configurações simples, como data de entrada de cada pessoa na organização, você pode disparar por email um formulário de avaliação de desempenho tanto para a liderança quanto para a pessoa a ser avaliada.

Para tanto, basta ter uma ferramenta de automação de marketing ou mesmo um software de gestão de pessoas capaz de realizar esse tipo de automação de mensagens.

Com base nas respostas dos formulários, basta agendar uma conversa pessoal para os alinhamentos necessários e pronto, mais uma tarefa está otimizada para que a sua equipe de gestão de pessoas tenha mais tempo para o que realmente importa: a gestão dos talentos da empresa.

É importante ressaltar que você não precisa automatizar todos os processos na área de gestão de pessoas de uma vez. Você pode realizar este trabalho em blocos, até que o setor inteiro esteja integrado e o seu time esteja familiarizado com o novo modelo de trabalho.

Na dúvida se você precisa automatizar processos na sua empresa? Faça este quizz agora mesmo e descubra!