Agilizar processos é um dos grandes desafios das grandes corporações. Isso porque, à medida que o seu negócio cresce, fica mais complexo. E, conforme a complexidade aumenta, os desafios da gestão também se tornam maiores.
Só para você ter uma ideia, 94% das empresas enfrentam problemas com processos repetitivos e demorados. Ao mesmo tempo, apenas 48% delas estão implementando soluções de automatização de processos.
Esses dados nos mostram o quanto ainda existem organizações operando de forma ineficiente, com processos lentos e burocráticos, que impactam diretamente nos resultados.
E não estamos falando apenas dos resultados de vendas. Seguindo na mesma linha, 68% das pessoas afirmam terem muito trabalho com que lidar no dia a dia, o que poderia ser facilmente resolvido através de processos automatizados.
Mas quais são os passos rumo à eficiência operacional da sua empresa? Como implementar a automação de processos de maneira sustentável e perene? É o que veremos neste artigo.
6 considerações importantes na hora de agilizar processos
Para promover mais agilidade aos processos da sua empresa, você precisa ter uma visão holística sobre toda a operação e as interdependências entre setores e departamentos. A partir dessa compreensão, você conseguirá eliminar os gaps processuais e conquistar maior produtividade.
Quer saber por onde começar? Veja essas 6 considerações a fazer antes de iniciar seu processo de automatização:
#1. Identifique os gargalos
Gargalos ou gaps processuais são aqueles momentos em que o fluxo de informações e decisões trava. Ou seja, sabe quando um setor demora mais do que o esperado para fazer a sua parte?
Se você sabe exatamente onde estão essas dificuldades, pode identificar soluções para eliminar as barreiras e fazer com que as informações fluam mais rápido. Além disso, elimina possíveis falhas causadas por demora no trânsito de informações ou desatenção da sua equipe.
#2. Elimine o que for desnecessário
Na hora de agilizar processos, um dos pontos fundamentais é identificar o que está sobrando. Portanto, foque em enxugar os processos. Isso significa eliminar etapas supérfluas, mesclar outras que são semelhantes e atribuir responsabilidades a cada pessoa de forma simples e direta.
Por exemplo: em vez de 5 assinaturas em um documento para autorização de compra, será que você consegue nomear apenas uma ou duas para essa função? Ou será que no lugar de processos manuais, você não poderia implementar um fluxo automatizado de assinaturas?
Essas pequenas mudanças podem transformar o dia a dia da sua equipe, trazendo mais agilidade, eficiência e segurança aos processos.
#3. Padronize os processos
Para que um processo seja repetível e escalável, você precisa padronizá-lo. Isto é, fazer com que ele ocorra sempre da mesma forma. E, quando você padroniza processos, fica mais fácil automatizá-los, seja por meio de ferramentas RPA ou softwares munidos de inteligência artificial.
A padronização de tarefas também contribui para que os gaps processuais sejam identificados com mais rapidez, ajudando na eliminação de falhas. Portanto, sua empresa gera mais resultados em menos tempo. Além disso, o acompanhamento de indicadores de performance fica mais simples, já que o mesmo método é usado sempre.
#4. Treine sua equipe
Treinar adequadamente seus funcionários pode fazer uma diferença enorme na produtividade da sua equipe. Isso porque pessoas treinadas executam suas tarefas com mais autonomia e agilidade, entregando mais resultados em menos tempo.
Nesse sentido, pergunte-se: seus colaboradores conhecem todas as ferramentas de trabalho de que dispõem? Sabem usar todos os softwares e aplicativos que a sua empresa utiliza? Eles têm facilidade com novas tecnologias?
Após esse levantamento, lembre-se de criar um plano de desenvolvimento pessoal para cada um, levando em consideração seus pontos fortes e fracos. Um bom líder sempre incentiva o crescimento pessoal e profissional da sua equipe, seja dentro ou fora da organização.
#5. Adote metodologias ágeis de projetos
Você também pode agilizar processos implementando metodologias ágeis de gerenciamento de projetos, como Scrum, ITIL e Kanban, dentre outras.
Essas abordagens valorizam a entrega contínua de valor para o cliente final ou usuário. Assim, dão mais velocidade aos seus processos. Além disso, elas permitem melhorias contínuas a cada ciclo de iteração, ou seja, a cada rodada, o processo pode ser melhorado.
Nesse sentido, as metodologias ágeis de gestão de projetos contribuem grandemente para o aumento da eficácia e da eficiência da sua equipe, conferindo mais tração aos processos com o passar do tempo.
#6. Adote as tecnologias certas
Nossa sexta e última dica de hoje para agilizar processos é o uso das tecnologias adequadas. Muitas vezes, sua equipe até tem inúmeros recursos, mas incompletos ou não integrados, o que dificulta a execução do trabalho. Diante disso, faça um levantamento de todas as tecnologias usadas pela sua equipe e averigue como elas são utilizadas.
Existem controles avulsos por falta de funcionalidades? As tecnologias disponíveis são atualizadas? As pessoas foram treinadas para usar todos os recursos de forma completa?
Essas são algumas perguntas que você deve se fazer ao realizar um levantamento de tecnologias disponíveis na sua empresa. Então, a partir desse diagnóstico, cabe a você realizar um planejamento de atualização tecnológica, sempre pensando não só no momento atual da organização, mas no seu futuro.
Desta forma, ao contratar novas tecnologias, vocês estarão contribuindo para os resultados de longo prazo, por meio de investimentos inteligentes e duradouros.
Como Spread pode te ajudar a agilizar e otimizar seus processos com RPA
Aqui na Spread, sabemos o quão importante é ter processos otimizados para maior produtividade em uma empresa. Nesse sentido, desenvolvemos soluções que ajudam o seu negócio a crescer de forma estruturada e totalmente automatizada.
Este é o caso da automação RPA, uma tecnologia que combina a eficiência operacional com robôs prontos para executar tarefas de forma repetitiva e escalável, livrando sua equipe do trabalho manual.
Com uma automação RPA, você ganha agilidade, produtividade, eficiência operacional, garantia de conformidade e melhor experiência do cliente/usuário. Além disso, através da tecnologia Robotic Process Automation, você expande sua capacidade produtiva à medida que os robôs não param de trabalhar mesmo quando seu time está descansando.
E o melhor: com o RPA, você integra soluções de forma simples e eficaz, otimizando seu fluxo de informações e reduzindo a perda de dados. Assim, reduz seu tempo de resposta a qualquer necessidade da empresa, seja estratégica, tática ou operacional.
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