5 principais desafios de um fechamento contábil

Hoje em dia, contamos com aplicativos de negócios altamente sofisticados à disposição, capazes de automatizar o processamento de dados financeiros e entregar relatórios contábeis muito mais precisos.

Isso é fundamental para o crescimento de qualquer empresa, já que é no fechamento das contas que uma organização consegue visualizar todas as operações de entrada e saída de dinheiro. 

Cada recebimento, independentemente da origem (cartão, boleto, débito, etc.), tem que figurar no relatório, assim como todos os pagamentos e saídas de capital realizados em um determinado período. 

Inclusive, é crucial ter uma noção clara de quais foram os resultados obtidos por nossas organizações e contar com informações fiéis na hora de pensar novas estratégias e ações (como investimentos ou pedidos de empréstimos).

Mesmo assim, ainda que contemos com soluções tecnológicas de ponta, como o uso do SAP como sistema integrado de gestão corporativa, há desafios que os departamentos financeiros ainda precisam superar para que seus fechamentos contábeis sejam mais eficientes.  

Hoje, vamos falar um pouco sobre quais são os principais obstáculos e como sua empresa pode reverter as adversidades do fechamento contábil. Siga com a leitura!

#01 Automatizados, mas nem tanto

Se o uso do ERP já revolucionou a gestão de organizações de todo o mundo, o uso do ERP SAP em nuvem apresentou ainda mais vantagens tecnológicas. 

Agora, os departamentos financeiros já podem ter seus integrantes trabalhando descentralizados, cada um alimentando remotamente o ERP com dados e assim continuar com suas atividades mesmo sem precisar ir até a sede da empresa. 

Acontece que, mesmo com tanta automação disponível e aplicada em vários departamentos corporativos, muitas empresas ainda não incluíram a automação também no seus processos de fechamento contábil. 

Sem tarefas-chave sendo realizadas pelo seu ERP, há mais risco de erro humano. Segundo o relatório Top Tax & Accounting Mistakes, da Bloomberg BNA, corre-se 13% mais risco de que dados do sistema sejam substituídos por cálculos feitos fora do ambiente do software. 

#02 Falta de controle de todas as etapas do fechamento contábil

A transparência é algo imperativo no controle de finanças. Não importa o tamanho da companhia, se de pequeno, médio ou grande porte: é preciso manter um registro impecável de toda e qualquer operação. 

E o setor financeiro é um dos que processa mais documentos e registros em uma empresa. 

Por exemplo, na hora de controlar a movimentação trabalhista: o processamento da folha tem que registrar todas as guias de impostos, contribuições sindicais, recibos de pagamentos, movimentações, etc.

Neste sentido, se a qualidade dos dados for comprometida ou se as informações estiverem desatualizadas, alguma obrigação pode não ser paga ou mesmo registrada no fechamento. 

Por isso, é tão importante usar a tecnologia na gestão de fluxo de caixa para evitar perdas expressivas. Entre outras funcionalidades, uma interface estruturada para fechamentos contábeis permite um melhor mapeamento do processo, o que aumenta a documentação.

#03 Gestão de documentos 

Como acabamos de comentar, um dos maiores esforços, e que causam mais morosidade no trabalho, são os processos que deixam de ser automatizados. 

Por exemplo, mesmo com as facilidades encontradas nos ERPs, com todos os avanços da tecnologia, pode ser que na hora de digitalizar qualquer documento, um erro humano aconteça e algo fique de fora. 

O fechamento contábil demanda que, além de contar com toda a documentação disponível, ela também esteja organizada, o que minimiza o risco de que alguma coisa deixe de ser lançada no sistema. 

Outro desafio é organizar tudo de acordo com a categoria à qual pertence o documento. Podem ser papéis relacionados à saída de dinheiro, às entradas, ao pagamento de fornecedores, investimentos em geral, gastos com folha de pagamento etc.

Para completar, 18% dos profissionais acabam salvando arquivos financeiros corporativos em dispositivos pessoais e, ainda por cima, 11% o faz  subindo informação sensível e confidencial na nuvem, o que pode ocasionar falhas de segurança.

Isso sem falar da organização segundo uma ordem cronológica. Trocar datas, ou lançar receitas em dias diferentes pode criar um verdadeiro labirinto contábil. Em todos estes casos, a saída é manter a gestão das informações 100% no ambiente do ERP e por meio de módulos específicos de gestão financeira. 

#04 Pagamentos de tributos em dia

Quando olhamos só para os erros relacionados a tributos, deixar de pagar os impostos é um dos 4 maiores problemas fiscais que, por exemplo, as empresas de pequeno porte enfrentam. 

A posição na lista de desafios de um fechamento contábil pode variar de acordo com o porte da companhia, mas os problemas ocasionados pela falta de pagamento de alguma taxa ou imposto prejudica empresas de qualquer tamanho. 

E sabemos como a carga tributária é alta no Brasil. Um deslize, alguns meses e você pode ter uma péssima surpresa, de proporções bastante desagradáveis. 

Aliás, além de alta, poucas coisas são tão complexas e mudam tanto no Brasil como os impostos. Dependendo do tipo de produto ou serviço, do Estado em que a empresa está localizada, se há envios para outras unidades federativas, do arrecadamento etc., a gestão pode ficar bem complicada.

Neste sentido, contar com um acelerador de negócios com foco na área de gestão fiscal disponibiliza o status de todas as atividades que precisam ser documentadas. Tudo isso com transparência e disponibilidade para todos os envolvidos no fechamento contábil de sua organização. 

#05 Emissão de notas fiscais erradas

A emissão de notas pode se converter no pesadelo de qualquer fechamento contábil não otimizado. 

Às vezes, colaboradores inexperientes podem se equivocar na hora de emitir as notas fiscais. 

Por outro lado, a complexidade dos tributos brasileiros, que citamos no ponto anterior, pode pegar alguma empresa desprevenida, caso ela não esteja à par das alíquotas e impostos de cada lugar.

As notas são tão importantes que o simples fato de deixar de emitir este comprovante pode ser tipificado como crime, já que se entende que o CNPJ pode estar omitindo ganhos. 

Por outro lado, pode ser que um cliente não aceite uma nota fiscal quando algum dado está equivocado, o que leva também a outro problema: a dificuldade de cancelar a nota. 

E ainda que se possa corrigir a nota por meio da carta de correção, trâmites como o cancelamento e correção da nota têm que ser feitos em até 24 horas após a emissão, isso se a mercadoria ainda não tiver circulado. 

Ou seja, é essencial ter as notas fiscais emitidas corretamente de primeira. 

Estes foram só alguns dos desafios de um fechamento contábil. Por isso, é fundamental que sua empresa adote não só as melhores tecnologias em ERP para a gestão corporativa, mas também inclua os módulos necessários para que esta etapa do controle financeiro funcione tão bem como qualquer outra. 

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