por | maio 12, 2022

5 passos para você automatizar processos de maneira eficiente

Ter operações com ganhos de produtividade e eficiência é a meta de qualquer negócio. Sem importar o tamanho da sua empresa, de uma ponta à outra de suas atividades, todos os seus processos precisam ser sustentáveis e otimizados. É hora de automatizar processos. 

A sobrecarga de trabalho costuma surgir de várias fontes e muitas delas são, inclusive, por tarefas e processos manuais repetitivos, que acabam dificultando encontrar as informações necessárias para executar tarefas. 

Tudo isso, somado a outros fatores, pode transformar o horário de trabalho em uma sequência interminável de pequenos focos de incêndio a serem apagados. 

O dia a dia da sua equipe deve ser produtivo, com tempo dedicado a análises e estratégias, e não com preenchimentos manuais de planilhas. Utilizar a tecnologia a seu favor é essencial, e automatizar alguns dos seus processos pode ser a solução para facilitar o dia a dia da equipe  tornando a operação mais ágil e produtiva, e otimizando recursos de forma geral.


Entenda como a automatizar processos com RPA pode alavancar o seu negócio

Uma pesquisa mostra que organizações que empregam automação RPA conseguem reduzir em até 20% o seu custo médio de operação, principalmente quando a automação é aplicada em tarefas como compilar e validar dados, só para dar um exemplo.

Outro dado presente no mesmo estudo mostra como os chatbots são capazes de reduzir os custos do suporte aos clientes em 30%. Ou seja, a tecnologia está presente em todas as formas para melhorar processos da operação e de atendimento.

Com a automação das tarefas, o RPA consegue reduzir em até 70% os custos operacionais. Um robô é capaz de reduzir o custo temporal de qualquer atendimento e processo repetitivo, seja se relacionando com os clientes, ou executando tarefas sem pausas, assim como a redução de custo com recursos e erros humanos.

Agora que você já sabe a importância de ter processos eficientes com a automatização de tarefas, iremos te mostrar alguns passos para implementar esse modelo na sua empresa.

Defina os processos para automatizar com RPA

Antes de qualquer coisa, é preciso compreender quais são os outputs que sua organização espera obter com a automatização de seus processos

A automação RPA costuma ser especialmente interessante em processos baseados em regras e de alto volume de repetição, por isso, é importante realizar todo o mapa geral de processos do setor e da organização como um todo

Isso permite que sua abordagem seja direcionada desde o começo, para que a automação em sua organização seja implementada nos lugares onde ela é mais necessária, e ainda, para um  monitoramento contínuo de melhorias é importante definir alguns indicadores de desempenho.

#01 Mapeie seu workflow

Mais acima, falamos que o primeiro a se fazer é identificar quais áreas são prioritárias na automação de sua empresa. 

Para definir, antes é preciso saber o que existe. Ao invés de definir sem pensar, passe a limpo tudo que é feito em sua organização, de ponta a ponta.

ferramentas que vão tornar essa tarefa mais fácil. Basta listar as atividades e organizar os fluxos de trabalho como diagramas. Isso permite visualizar suas operações como um todo e entender melhor suas necessidades. Ah, se você for old school, pode usar post-its ou mesmo um white board

Enquanto mapeia, comece a procurar oportunidades de melhoria. Quando tiver tudo diagramado, é bem possível que você perceba que há muitas coisas que são feitas porque “é assim que trabalhamos”, mas que não necessariamente são executadas como se deve. 

#02 Escale um gestor para seu projeto de automação

Processos mapeados? Chegou a hora de definir uma pessoa (ou um grupo) para supervisionar o projeto. 

Sejam indivíduos ou equipes, o mais importante é que os responsáveis pela coordenação sejam profundos conhecedores da sua organização. Além disso, é importante que essas pessoas tenham conhecimento dos objetivos da empresa e entendimento do que é automação e seus impactos possíveis

Uma sugestão: não aconselhamos que a figura central dessa equipe não seja um dos donos dos processos (leia-se gestor de área). Lembre-se: a jornada de automação é algo que deve ser aplicado em toda a empresa e um gestor de departamento pode não ter uma visão mais ampla da organização. 

#03 Prioridades primeiro

Gestor definido, operações mapeadas, chegou a hora de definir as áreas e/ou atividades prioritárias. Na hora de criar essa lista, aconselhamos seguir algumas diretrizes:

  • Escolha processos com menos etapas, ou seja, mais curtos. Inclua atividades recorrentes e simples nesse critério. Isso ajuda a perceber, na prática, o potencial da automação e investir menos recursos. 
  • Se algum setor oferece mais resistência ou mesmo não parece ter ainda benefícios claros, não imponha a automação ainda. Isso virá naturalmente com o tempo.

Algo importante sobre a jornada de automação, principalmente em relação aos estágios posteriores, é que você pode encontrar alguns problemas. 

Por exemplo, se um processo for automatizado e ele tem algum erro de funcionamento ou mesmo se a automação foi desenvolvida, mas não chegou a ser usada de todo, não ignore essas questões. 

O importante aqui é entender o que está impedindo que as soluções sejam aproveitadas em seu potencial. Pergunte quais são os inconvenientes, entenda porque algo não está em uso, etc. Muitas vezes, são somente pequenos ajustes. 

#04 Avalie o que foi automatizado

Sua automação já está rodando. Mas ela funciona? Hora de analisar os números. 

Quando identificamos gargalos e processos manuais que poderiam ser executados por RPAs de automação, tudo deveria funcionar melhor e mais rápido depois de otimizado. 

Aqui, a receita é simples: confira os resultados de antes com os de depois. Caso algo esteja aquém do esperado, volte à prancheta e veja se não faltou algo, o que pode ser incluído ou eliminado. 

Rever todo o fluxo de automação é um exercício que deve se converter em um hábito: a melhoria é contínua, não um momento pontual. 

#05 A perfeição não existe e você não precisa fazer tudo sozinho

Não é raro encontrar casos em que a busca por atingir a perfeição seja um obstáculo para a eficiência do projeto de automação. 

Principalmente no começo, defina metas mais modestas e estabeleça prazos mais curtos. Uma boa ideia é trabalhar com uma abordagem ágil, em ciclos menores, onde tudo é revisto a cada uma ou duas semanas. 

Assim, é mais fácil fazer os ajustes necessários e dar uma resposta mais rápida a erros. 

Também é fundamental entender que uma jornada de automação é algo que impacta profundamente em uma organização e, por isso, contar com a ajuda de especialistas aumenta as chances de sucesso. 

Consultoria em automação Spread: saiba mais!

Agora ficou claro como a automação pode ajudar a alavancar os resultados do seu negócio e ajudar a sua equipe a focar em atividades estratégicas no dia a dia. 

Com a Consultoria de Automação da Spread, conseguimos mapear as oportunidades de otimização na sua empresa, desenvolvemos soluções de automação personalizadas de acordo com sua necessidade e monitoramos os resultados desses processos. 

Quer começar a transformação digital na sua empresa?

Para isso, a Spread está à sua disposição. Fale com nossos especialistas.

 

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